La digitalisation au service de la compliance des entreprises

Paris, le 24 septembre 2021

Le Cercle Montesquieu, association de directeurs juridiques et secrétaires généraux, et l'AFJE, association française des juristes d'entreprise, annoncent la parution du livre blanc « La digitalisation des processus de compliance au sein des entreprises ». Il a été préparé avec leurs partenaires associés à cette initiative et de nombreux responsables internes des entreprises.

Initialement cantonnée aux secteurs réglementés, la compliance est aujourd'hui un sujet dont l'ensemble des entreprises, françaises comme internationales, dans tous les secteurs d'activité confondus, se sont saisies. Elle est devenue ces dernières années un sujet à fort enjeu pour les entreprises, tant en termes de gestion du risque qu'en termes de réputation, de business et d'enjeux financiers. En effet, vis-à-vis de leurs parties prenantes et co-contractants, elles doivent répondre de leur politique en matière de prévention des risques et de respect des multiples réglementations et normes applicables. Par rapport aux autorités de contrôle, elles doivent non seulement démontrer le respect de leurs obligations mais également l'effectivité de leurs programmes de compliance et de prévention des risques.

La compliance au-delà des aspects purement juridiques, couvre également des enjeux éthiques dont le respect s'impose à l'entreprise, ses dirigeants et ses salariés. La compliance s'impose comme une véritable culture.

Elle continue de susciter de nombreuses interrogations pour les dirigeants d'entreprise sur le recours indispensable aux outils destinés à assurer la gestion de son champ protéiforme et de l'inflation des contraintes associées ainsi que le traitement de la masse exponentielle des données qui s'y rapportent. Comment choisir les bons outils à mettre en place ? Comment mener à bien leur implémentation ? Pour quels besoins et pour quels bénéfices ? Quels impacts organisationnels induits par ces outils ? Quels risques ou points de vigilance associés aux transformations résultant d'une telle démarche ?

Pour aider à y voir plus clair, le Cercle Montesquieu et l'AFJE, avec le soutien du Cercle de la Compliance, ont conduit une étude de plusieurs mois avec des représentants de partenaires académiques (Edhec Augmented Law Institute), stratégiques et juridiques (Day One, De Gaulle Fleurance & Associés, Deloitte | Taj, Lexethic), digitaux (Smart Global Governance) et de responsables internes au sein des entreprises. Cette étude s'appuie sur les réponses à un questionnaire détaillé reçues de plus de 110 experts et professionnels chevronnés de la compliance, leur analyse et des entretiens qualitatifs complémentaires d'approfondissement auprès de certains répondants menés par le groupe de travail.

Les conclusions de cette étude sont réunies dans ce livre blanc qui propose un état des lieux de l'actuelle digitalisation de la compliance des entreprises, dessine des perspectives et formule 10 recommandations à l'attention des Directions Juridiques et Compliance ou de tout dirigeant d'entreprise.

Avec de nombreux témoignages apportant une réelle expertise de terrain et une check-list d'actions concrètes à mettre en place, les recommandations du livre blanc pourraient aider à réussir la digitalisation des processus de compliance au sein de son entreprise.

Denis Musson, Président d'honneur et administrateur souligne : « Le Cercle Montesquieu se félicite d'avoir pu mener cette initiative avec l'AFJE et remercie tous les partenaires et membres du groupe de travail pour leur implication et la qualité de leur contribution au succès de cette étude. Nous espérons que ce livre blanc aidera les fonctions juridiques et compliance internes dans leurs projets de digitalisation pour répondre aux exigences de rapidité, d'efficacité et d'efficience qui pèsent sur elles, mais également à leur désir de se concentrer sur le développement à plus fort impact et valeur ajoutée de la culture éthique et de conformité au sein de leur entreprise ».

Jean-Yves Trochon, administrateur d'honneur de l'AFJE, responsable de la Commission Experts Compliance, précise : « Réunir les témoignages, analyses et retours d'expérience d'experts de la compliance et construire 10 recommandations et un guide pratique pour accompagner les directions juridiques et dirigeants d'entreprise est la mission que s'est donnée ce groupe de travail. C'est un outil efficace que nous allons largement partager pour le bénéfice de notre profession et des entreprises. »

Télécharger le livre blanc

Extract - La digitalisation des processus de compliance au sein des entreprises

Suite à la parution du livre blanc « La digitalisation des processus de compliance au sein des entreprises » par le Cercle Montesquieu et l'AFJE nous vous proposons de revenir sur les points saillants de celui-ci.

Pour rappel, ce livre blanc a été réalisé grâce au travail d'un groupe d'une trentaine de personnes composé de partenaires académiques (Edhec Augmented Law Institute), stratégiques et juridiques (Day One, De Gaulle Fleurance & Associés, Deloitte | Taj, Lexethic), digitaux (Smart Global Governance) et de responsables internes au sein des entreprises, dont l'objectif était d'établir un état des lieux de la situation des entreprises sur ce sujet, de dégager les bonnes pratiques et de proposer des recommandations et des pistes de réflexion pour digitaliser les processus de compliance.

1 - Une grande transversalité des sujets compliance

Le premier point clé de ce travail est de mettre en avant la grande transversalité des sujets compliance et ce, indistinctement du secteur d'activité de l'entreprise. Ce phénomène est renforcé par la pluralité des acteurs internes qui les portent. Nous vous proposons un extrait des enseignements du livre blanc illustrant ce point :

• Au top 5 des sujets compliance auxquels les entreprises sont confrontées de manière générale, indistinctement de leur secteur d'activité, figurent : anticorruption / conflits d'intérêts, données personnelles, fraude, concurrence et devoir de vigilance.
• Le top 3 des sujets dont la fonction « Éthique et compliance » est plus particulièrement en charge sont : sanctions économiques, embargos et contrôle des exportations, la lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme et l'anticorruption et les conflits d'intérêts. Il convient toutefois de noter que le périmètre de cette fonction « Éthique et compliance » peut varier en fonction du secteur d'activité et de l'organisation interne de l'entreprise en question.

2 - Comment mener à bien un projet de digitalisation ?

Le second enseignement majeur du travail concerne l'organisation du projet de digitalisation des processus compliance au sein de l'entreprise.
Nous vous proposons ici les enseignements clés de succès du projet de digitalisation présentés dans l'étude : 

• L'implication / Support du sponsor (ex. DG) 
• L'implication des acteurs internes (opérationnels métiers) 
• L'approche gestion de projet 
• La collaboration / transversalité entre fonctions de l'entreprise

Les nombreux entretiens qualitatifs menés dans le cadre de cette étude ont permis de dégager des actions clés indispensables au succès du projet de digitalisation :

• Connaitre les process internes de l'entreprise 
• Prendre le sujet par l'angle des processus métiers (centrage utilisateurs) et non par celui des processus de compliance afin de favoriser la transversalité et l'appropriation de l'outil par les opérationnels 
• Identifier l'existant vs les besoins de développement spécifique 
• Sensibiliser les utilisateurs sur la nature de la donnée à insérer dans l'outil afin qu'elle soit fiable, pertinente et structurée ; vérifier ce point de manière très rigoureuse pendant la conception/mise en production 
• Mettre en place une gouvernance et assurer de la transversalité 
• Identifier l'équipe projet dès le début et définir clairement les rôles et les responsabilités de chacun pour une meilleure efficacité et des gains de productivité ; intégrer/embarquer toutes les personnes impactées, afin d'éviter les mauvaises surprises en cours de route 
• Ménager une part d'humain, notamment sur le traitement de la donnée et la prise de décision 
• L'équipe projet doit communiquer sur l'outil et former afin de faire adhérer et favoriser son utilisation 
• Être convaincu de la démarche, convaincant et patient sur le délai de déploiement car ces projets s'inscrivent dans un temps long

3 - Quels bénéfices peut-on tirer d'un tel projet ?

Le livre blanc apporte également des enseignements en termes de bénéfices / risques inhérent au lancement d'un tel projet. Pour limiter les risques, le travail réalisé met en avant cinq thématiques pour lesquelles des formations spécifiques sur les outils digitaux des processus de compliance peuvent être mises en place dont nous vous présentons un extrait :

• Connaitre les outils
• Savoir utiliser et administrer les outils 
• Données personnelles 
• Anticorruption / conflits d'intérêts 
• Gestion de projet

Ces thématiques recouvrent à la fois des connaissances techniques et des savoir-faire plus transverses.

4 - Les recommandations clés

En conclusion, sur la base des échanges nourris avec les experts terrain, les auteurs ont formulé dix recommandations, qui permettent d'apporter aux Directions Juridiques et Compliance une check-list des actions à mettre en place pour réussir la digitalisation des processus de compliance au sein de son entreprise dont voici la liste ci-dessous :

1. Obtenir l'adhésion et l'impulsion de la direction générale en amont et tout au long du projet
2. Adopter une approche par processus métier dans le cadre de l'expression de besoin
3. Opérer un centrage utilisateurs et co-construire avec les opérationnels
4. L'humain doit rester au c'ur du processus de compliance
5. Définir une roadmap à l'appui de la vision
6. Incarner un véritable leadership dans le cadre d'une gestion en mode projet
7. Décloisonner la gestion des risques
8. Adapter les budgets aux besoins et à la valeur apportée par la digitalisation
9. Obtenir le détachement d'un chef de projet issu de l'IT / du digital
10. Pour l'évaluation des tiers, travailler sur un référentiel commun et, pourquoi pas, une plateforme sécurisée mutualisée, opérée par un tiers de confiance

5 - Une volonté d'aller plus loin

Ce travail explore également des pistes pour continuer et développer la recherche autour de ce sujet clé : que ce soit pour obtenir le point de vue des directions générales ou identifier les freins ou points de vigilance.

Les auteurs indiquent que si l'on veut : « faire progresser la culture de la compliance il est essentiel de remplacer la simple peur du gendarme par une réelle prise en compte de la compliance comme un instrument de la stratégie au service de la compétitivité et de la performance de l'entreprise ».

Ce travail esquisse enfin des perspectives de développement sur les possibles prises de contact avec les autorités de contrôle afin de pouvoir échanger avec elles sur les résultats de cette étude et leur vision du sujet.

Enfin, le dernier axe de développement pourrait être d'élargir l'étude à l'international, à travers un benchmark des pratiques en la matière, afin de voir comment, dans d'autres régions du globe, les entreprises se sont saisies de ce sujet.